Woran erkennen Unternehmen, auch ohne Unternehmensberatung, dass Sie gegebenenfalls etwas ändern müssen? Mit den folgenden Tipps für Ihr Management und Ihr Unternehmen kriegen Sie bei einer kleinen Schieflage Ihr Unternehmen wieder auf Kurs.
1. Umsatzproportionale Kosten verhalten sich nicht umsatzproportional.
Bei der Kennzahlenanalyse stellen Sie fest, dass der Material- und/oder der Personalkostenanteil in % vom Umsatz kontinuierlich steigt.
Das passiert immer dann, wenn Ihre Verkaufspreise z. B. durch Rabatte sinken oder aber die Einkaufspreise Ihrer Materialien schleichend steigen, z.B. durch Mindermengenzuschläge oder durch ein geändertes Dispositionsverhalten. Der häufigste Fall tritt allerdings bei den Personalkosten auf. Hier können regelmäßige Tariferhöhungen ein Grund sein oder aber auch ein zu hoher Krankenstand. Vielleicht müssen Ihre Verkaufspreise erhöht werden. Hier besteht dringender Handlungsbedarf. Ihr Vertrieb und Ihr Einkauf sollten die Zahlen kennen und gemeinsam Lösungen erarbeiten.
Auch für den nächsten Tipp brauchen Sie noch lange keine Unternehmensberatung oder ein von Grund auf geändertes Management.
2. Einzelne Kostenarten scheinen ein „Eigenleben“ zu führen.
Einige Kostenarten, insbesondere im Materialbereich neigen dazu, ein „Eigenleben“ zu führen. Das ist immer dann der Fall, wenn Sie Mindestabnahmemengen haben, deren Reichweite größer als 12 Monate ist. Finden Sie hier schnell Ersatz, Lagerplatz ist teuer.
3. Ihr Unternehmensgewinn zappelt wie ein Lämmerschwanz.
Es mangelt an Kontinuität. Ihre Kosten- und Leistungsstrukturen sind nicht flexibel genug.
Niemand möchte am Ende des Jahres sagen müssen: “Wir machen keinen Gewinn. Das war so nicht geplant, das hat sich so ergeben“. Der Gewinn eines Unternehmens ist genauso steuerbar wie Umsätze und Kosten. Installieren Sie ein Frühwarnsystem auf Basis von Tagesdaten und definieren Sie konsequent die Zeitpunkte für Umsätze und Kosten aller Einzelpositionen. Behalten Sie die Produktivität im Auge.
4. Ihre Umsatzentwicklung ist eher zufällig als gewollt.
Die Monatsumsätze schwanken natürlicherweise mit der Anzahl der Arbeitstage, der Feiertage, der Schulferien, der Haupturlaubszeit Ihrer Kunden und vielleicht sogar wegen der Jahreszeiten. Finden Sie sich nicht mit der „Saure-Gurken-Zeit“ ab, werden Sie aktiv, nutzen Sie die Zeit sinnvoll, lassen Sie bestimmte Artikel vorfertigen, bauen Sie aktiv Urlaub ab …, damit Sie in der „Sturm-und-Drang-Zeit“ freie Kapazitäten haben und Ihnen die Lieferzeiten nicht aus dem Ruder laufen.
5. Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden lässt zu wünschen übrig.
Zwischen Ihrer Leistungserbringung und dem dazugehörigen Zahlungseingang liegt Ihre Zahlungszielvereinbarung, das kann sofort sein oder aber nach z.B. 30 Tagen. So oder so, Sie gehen in teure Vorleistung. Alles nicht so schlimm, wenn der Kunde pünktlich zahlt. Wenn nicht, haben Sie das Nachsehen. Schlimmstenfalls haben Sie schon kostbare Zeit verloren, weil zwischen Ihrer Lieferung und Ihrer Rechnungstellung 5-6 Wochen oder mehr verstrichen sind. Wer wird Ihre 1. Mahnung dann wohl noch für voll nehmen? Etablieren Sie ein konsequentes Mahnwesen und stellen Sie sicher, dass zwischen Lieferung und Rechnungstellung nicht mehr als 24 h liegen.
6. Sie fühlen sich in Besprechungen manchmal wie Gerd Simoneit vom Zirkus Barum, als Dompteur einer gemischten Raubtiergruppe.
Bei Besprechungen kann es manchmal hoch her gehen, je nach Thema kommt es derweil auch zu sich spontan entladenen Emotionen. Manche Themen driften ins Persönliche und eine sachliche Diskussion ist meist nicht mehr möglich. Sie als Vorgesetzter müssen dann die Notbremse ziehen: Pause, Vertagen, Aufheben oder eigene einsame Entscheidungen treffen. Wählen Sie den Teilnehmerkreis für Besprechungen bewusst aus. Diejenigen, die vom Thema nur am Rande betroffen sind, brauchen Sie nicht. Nie mehr als 5 Teilnehmer, aber bitte die Richtigen. Betonen Sie die Sachlichkeit der Besprechung. Erstellen Sie immer einen Aktions-/Maßnahmenplan. (Thema, Termin, Verantwortlicher)
7. Termine in Maßnahmenplänen werden immer öfter zum „Wohle des Tagesgeschäftes“ nach hinten verschoben.
Aktions-/Maßnahmenpläne müssen kontrolliert werden. Maßnahmen, die nicht für das Tagesgeschäft relevant sind, werden gerne zum „Wohle des Tagesgeschäftes“ nach hinten verschoben, der Kunde ist wichtiger, Aufträge haben Priorität. Lassen Sie den Verantwortlichen für ein Thema einen verbindlichen Termin nennen. Die Motivation einen eigenen Termin zu realisieren ist wesentlich höher, als einen unrealistischen vorgegebenen Termin einhalten zu müssen.
Auch Unternehmensberater gehen oftmals am Anfang einer Beratungsphase durch eine sehr einfache Checkliste um den zu beratenden Unternehmen eine erste Hilfestellung zu bieten.
8. Die Menge an Problemen steigt, die Probleme werden aber gleichzeitig kleiner.
Sie sind der Problemlöser. Ihre Mitarbeiter haben das längst erkannt. Am Anfang waren Sie noch für die großen Probleme zuständig, quasi der interne Unternehmensberater, mittlerweile sind Sie der kompetenteste Problemlöser und wirklich jeder Mist landet bei Ihnen und es entsteht bei Ihnen langsam aber sicher der Verdacht: „Können die auch was alleine?“ Ja, können die, müssen sie aber nicht, weil es anders bequemer ist. Vertrauen Sie ihren Mitarbeitern, delegieren Sie ruhig das ein oder andere. Sie werden feststellen, es tut gar nicht weh.
9. Die Häufigkeit von Besprechungen nimmt zu, Sie schaffen Ihre Arbeit nicht mehr.
Wer ständig in Besprechungen sitzt und schlimmstenfalls aus jeder Besprechung einen Haufen Arbeit mitnimmt, schafft am Ende nichts mehr. Seien Sie selektiv, hinterfragen Sie die Notwendigkeit Ihrer Anwesenheit bei der Besprechung. Qualität statt Quantität. So manche Besprechung geht auch ohne das oberste Management.
10. Sie wissen, dass Sie etwas ändern müssen, tun es aber nicht.
„Das wollte ich letzte Woche auch noch getan haben“. Ja, wir haben alle 130% Arbeit auf dem Tisch. Die Kunst da heile durch zu kommen besteht darin, das Richtige zum richtigen Zeitpunkt fertig zu haben. Klingt einfach, ist es auch. Mit der richtigen Mischung aus Delegieren, Terminieren und Selbermachen nach dem Eisenhower-Prinzip:
Diese zehn Tipps aus dem Bereich „interne Unternehmensberatung“ können Sie auch ohne einen externen Berater in Ihr Unternehmen einbringen.
Sollten Sie dennoch einmal auf einen externen Unternehmensberater zurückgreifen wollen, setzen Sie auf die Jacob Industrie Unternehmensberatung.